Recruitment Screener for UX Research

A note on language

The downloadable template is in Spanish. This page explains what it contains and the reasoning behind each rule, so you can judge whether it fits before translating.

When to use it

When you recruit from the general public or a broad list, and you need to be sure the person who shows up is the one you need. Interviews, usability tests, focus groups, diary studies.

You do not need one if your audience is small, known and easy to reach — an internal system, a guerrilla test. There a long screener is friction with no return.

Before you use it

This is not the form, it is what goes inside it. The screener gets built in Google Forms or similar; what you download is the question bank, the discard logic and the quota table. Assembling it is the second step and it is described at the end.

Filter on behaviour, not demographics. What someone did predicts better than their age or postcode. Instead of "are you between 25 and 40?", ask "when did you last do X?". Demographics are for distributing quotas, not for deciding who gets in.

Mask the criterion. If it is obvious which answer you want, you will get it — from people who want the incentive. That is why every filter question carries distractor options that filter nothing and exist so the question reads as demographic.

Twenty questions maximum, or five to ten minutes. The screener is not the interview. If you need more, you have too many criteria.

Ask for contact details last, and only from people who passed. Less data stored, less to delete later. And it is what lets you honestly say the answers of people who did not qualify get deleted.

Everything in brackets gets replaced. The worked example lives on this page and not in the downloadable file.

The document

It is in Spanish.

{/* --- INICIO DOCUMENTO --- */}

Estudio: [nombre del estudio] Perfil buscado: [en una frase, en términos de comportamiento] Sesiones a llenar: [10] · sobre-reclutar [20 %] Incentivo: [monto] por sesión de [60] min Responsable: [nombre · rol]

Estructura y destinos

Los descartes van al principio: nadie contesta doce preguntas para después quedar fuera.

Sección 1 · Bienvenida y consentimiento

Texto de apertura, sin revelar qué buscas:

Buscamos personas para [una conversación de (60) minutos por videollamada] sobre [tema en general]. No hay que saber nada de tecnología ni de [dominio]: nos interesa tu experiencia tal como es.

Este formulario toma unos [4] minutos. Si calzas con el estudio te escribimos en [3] días hábiles.

P1. ¿Aceptas que usemos tus respuestas para evaluar si calzas con este estudio? · opción múltiple, obligatoria

• Sí, acepto
• No acepto → sección 5

Debajo, visible: Guardamos tus respuestas solo para el reclutamiento de este estudio. Si no quedas seleccionado, las eliminamos a los [30] días. No compartimos tus datos con terceros.

Sección 2 · Descarte

P2. [Pregunta de sector o rubro, para excluir a quien está demasiado cerca del problema] · casillas

P3. [Pregunta de comportamiento: qué hizo, en qué plazo] · casillas

Nunca nombres el producto del cliente acá: condiciona todo lo que responda después.

P4. [Pregunta que asigna cuota: qué pasó exactamente] · opción múltiple, una sola respuesta

Las cuatro con redacción neutra: ninguna debe sonar a la respuesta correcta.

Sección 3 · Perfil y cuotas

No descartan. Solo reparten.

P9 es la que más decide. Una respuesta de tres palabras, o copiada del enunciado, indica que la persona está llenando formularios en serie. No descarta sola: la lee una persona.

Sección 4 · Contacto y disponibilidad

• P10. Nombre y apellido · respuesta corta
• P11. Correo y teléfono · respuesta corta con validación de formato — "los usamos solo para coordinar la sesión"
• P12. ¿Cuándo te acomoda? · casillas, mínimo dos marcadas

Mensaje de confirmación: Recibimos tu respuesta. Si calzas con el estudio te escribimos en [3] días hábiles; si no, no te vamos a contactar. Decirlo evita la ronda de correos preguntando.

Sección 5 · Cierre sin selección

Sin campos. Solo el mensaje:

Gracias por tomarte el tiempo. Para este estudio en particular buscamos un perfil distinto, así que no vamos a seguir con las siguientes preguntas.

Si quieres que te avisemos de próximos estudios, escríbenos a [contacto]. Tus respuestas de este formulario se eliminan a los [30] días.

Tabla de cuotas

Va en una planilla aparte, alimentada por las respuestas. Se revisa cada día de reclutamiento, no al final.

Las cuotas C en adelante son mínimos que se cumplen dentro de A y B, no se suman aparte. Si al cerrar A y B falta un mínimo, se reemplaza un caso ya agendado; no se agrega una sesión de más.

Montaje en el formulario

1. Cinco secciones en el orden de la tabla. En cada una, destino explícito: nunca dejes "continuar a la siguiente sección" en las secciones 1, 2 y 5.
2. Salto por respuesta en P1 y P4.
3. P2 y P3 son de casillas, y Google Forms no ofrece salto ni validación por contenido en ese tipo — solo "selecciona al menos / como máximo / exactamente N". El descarte de esas dos se revisa a mano antes de agendar. Se mantienen de casillas a propósito: es lo que permite el enmascaramiento con distractoras.
4. Orden aleatorio de opciones en P2 y P3, con "ninguna de las anteriores" fija al final.
5. Cada pregunta con etiqueta visible y texto de ayuda propio. El placeholder no es etiqueta: desaparece al escribir. Lo obligatorio se marca con palabra, no solo con asterisco.
6. Respuestas vinculadas a una planilla. La tabla de cuotas va en una hoja aparte: nunca escribas en la hoja de respuestas, el formulario la sobrescribe.
7. Antes de publicar, contéstalo tres veces: una pasando, una descartada en la sección 2, una descartada en P4. Si alguna termina en la sección equivocada, la lógica está mal.

{/* --- FIN DOCUMENTO --- */}

The worked version

The same document with a case written end to end: an invented study on the sign-up flow of a personal finance app. It shows what level of detail each field expects before you face the empty version. It downloads separately, and it is in Spanish.

{/* --- INICIO EJEMPLO --- */}

Versión interna. Contiene el criterio de descarte, qué opciones son distractoras y la tabla de cuotas. Nunca se comparte con postulantes. Lo que ve el postulante está en el archivo Screener (participante).

1. Datos del proyecto

2. Estructura y lógica de salto

Cinco secciones. Los descartes van al inicio: nadie contesta doce preguntas para después quedar fuera. Cada sección declara a dónde envía.

3. Preguntas con criterio

Las opciones marcadas DISTRACTORA existen para que no se adivine qué buscamos. No se usan para filtrar y no se analizan.

P1 ¿Aceptas que usemos tus respuestas para evaluar si calzas con este estudio?

Opción múltiple · obligatoria · Sí / No

Criterio: “No” → Sección 5. Sin consentimiento no se procesa la respuesta ni se guarda el contacto.

P2 ¿En cuál de estos sectores trabajas o has trabajado en los últimos 2 años?

Casillas · obligatoria · marca todas las que apliquen

Criterio: marcar banca/fintech o diseño/UX → Sección 5. Los seis sectores hacen que la pregunta se lea como demográfica, no como filtro.

P3 En los últimos 3 meses, ¿cuáles de estas aplicaciones descargaste en tu teléfono?

Casillas · obligatoria

Criterio: sin la opción de finanzas marcada → Sección 5. Nunca se nombra la app del cliente: eso condiciona todo lo que responda después.

P4 Con esa aplicación de gastos o ahorros, ¿qué fue lo que pasó?

Opción múltiple · obligatoria · una sola respuesta

Criterio: es la pregunta que asigna cuota. Las dos primeras opciones pasan a Sección 3; las otras dos van a Sección 5. Redacción neutra en las cuatro: ninguna suena a “la respuesta correcta”.

P5 – P9 Perfil y cuotas

Sección 3 · no descartan, solo asignan cuota

P9 es la que más decide. Una respuesta de tres palabras o copiada del enunciado indica que la persona está completando formularios en serie. No descarta automáticamente: la lee una persona.

P10 – P12 Contacto y disponibilidad

Sección 4 · solo para quienes pasaron el descarte

• P10 — Nombre y apellido · respuesta corta
• P11 — Correo y teléfono · respuesta corta con validación de formato
• P12 — Bloques de disponibilidad · casillas, mínimo dos marcadas

Los datos de contacto se piden al final y solo en esta rama. Quien queda fuera nunca entrega su correo: menos datos guardados, menos que borrar después.

4. Tabla de cuotas

Vive en una planilla aparte, alimentada por las respuestas del formulario. Se revisa cada día de reclutamiento, no al final.

Las cuotas C a F son mínimos que se cumplen dentro de A y B, no se suman aparte. Si al cerrar A y B falta un mínimo, se reemplaza un caso ya agendado, no se agrega una sesión número 11.

5. Montaje en Google Forms

1. Cinco secciones en el orden de la tabla del punto 2. En cada una: Después de la sección → destino explícito. Nunca dejes “Continuar a la sección siguiente” en las secciones 1, 2 y 5.
2. Lógica de salto por pregunta: en P1, P3 y P4 usa Ir a la sección según la respuesta. P2 es de casillas y Forms no permite salto por casilla: se resuelve con validación de respuesta (“no puede incluir” banca/fintech ni diseño/UX) más una revisión manual antes de agendar.
3. Orden de las opciones aleatorio en P2 y P3 (Ordenar opciones aleatoriamente). Las opciones “Ninguna de las anteriores” quedan fijas al final.
4. Todas las preguntas con etiqueta visible y texto de ayuda propio. Sin depender del color ni del placeholder: el orden de tabulación debe recorrer pregunta por pregunta en el orden en que se leen.
5. Tema: color de énfasis #1d3648, tipografía Inter, encabezado con la zona de logo del cliente (imagen 1600 × 400, con texto alternativo).
6. Sección 5 sin campos: solo el mensaje de cierre. No pedir datos de contacto a quien queda fuera.
7. Respuestas → Vincular a Hojas de cálculo. En esa planilla, una hoja aparte llamada Cuotas con la tabla del punto 4. Nunca escribas en la hoja de respuestas: Forms la sobreescribe.
8. Mensaje de confirmación tras enviar: “Recibimos tu respuesta. Si calzas con el estudio te escribimos en [X] días hábiles; si no, no te vamos a contactar.” Decirlo evita la ronda de correos preguntando.
9. Antes de publicar, contesta el formulario tres veces: una pasando, una descartada en P2, una descartada en P4. Si alguna termina en la sección equivocada, la lógica está mal.

Nota de método y limitaciones

El screener no mide nada: solo decide quién entra. Las opciones distractoras reducen la respuesta estratégica, no la eliminan. La condición de abandono es autorreportada y retrospectiva; si el cliente tiene datos de producto, se cruza antes de agendar. Las respuestas de quienes quedan fuera se eliminan a los [30] días.

UXR SpA · Investigación de usuarios [[email protected]] · [uxr.cl]

Plantilla v1.0 · revisada [DD/MM/AAAA] Original en UXR — revisa que tu copia no esté vencida

{/* --- FIN EJEMPLO --- */}

The participant version

What the other person receives: the conversation script or the form, with no method notes, no screening criteria and none of the team's hypotheses. It is written over the same example case, so its main use is seeing where the line falls between what gets shared and what does not. It downloads separately, and it is in Spanish.

{/* --- INICIO PARTICIPANTE --- */}

[Título del formulario: una pregunta directa, no «Screener»]

Buscamos personas para [una conversación de (60) minutos por videollamada / una sesión de (60) minutos]. [Una frase que baje la barrera: qué NO hace falta saber.]

Este formulario toma unos [4] minutos. Si calzas con el estudio, te escribimos en [3] días hábiles. Quien participe recibe [monto] como agradecimiento.

Sección 1 de [4] · Antes de partir

¿Aceptas que usemos tus respuestas para evaluar si calzas con este estudio? (obligatoria)

Guardamos tus respuestas solo para el reclutamiento de este estudio. Si no quedas seleccionado, las eliminamos a los [30] días. Nunca compartimos tus datos con terceros.

• Sí, acepto
• No acepto

Sección 2 de [4] · Sobre ti

Las preguntas de descarte van acá, y nunca anuncian qué respuesta descarta.

[Pregunta de descarte 1] (obligatoria)

[Marca todas las que apliquen. / Elige una.]

• [opción]
• [opción distractora]
• [opción que descarta]
• [opción]
• Ninguna de las anteriores

[Pregunta de descarte 2] (obligatoria)

• [opción]
• [opción]
• [opción]
• No me acuerdo

Sección 3 de [4] · Tu contexto

Las preguntas de cuota van acá: no descartan, reparten.

[Pregunta de cuota 1] (obligatoria)

• [opción]
• [opción]
• [opción]
• Prefiero no responder

[Pregunta de cuota 2] (obligatoria)

• [rango]
• [rango]
• [rango]

Sección [4] de [4] · Para contactarte

Solo se piden datos de contacto a quien pasó el descarte.

Nombre o cómo prefieres que te llamemos (obligatoria)

[ ]

Correo o teléfono (obligatoria)

[ ]

¿Qué días y horarios te acomodan? (obligatoria)

• [franja]
• [franja]
• [franja]

Mensaje de cierre

Para quien no pasó el descarte. Sin campos: no se le piden datos a alguien que queda fuera.

Gracias por tomarte el tiempo. Para este estudio en particular buscamos un perfil distinto, así que no vamos a seguir con las siguientes preguntas.

Si quieres que te avisemos de próximos estudios, escríbenos a [contacto]. Tus respuestas de este formulario se eliminan a los [30] días.

{/* --- FIN PARTICIPANTE --- */}

A worked example

A study on the onboarding of a personal finance app. Looking for people who downloaded such an app and did not complete activation in the last 60 days.

P2 · sector. The options are health, education, banking or fintech, retail, design or UX, construction, none. Two discard: banking or fintech — too close to the problem — and design or UX, which answers as a professional rather than as a user. The other four are distractors: they make the question read as demographic.

P3 · behaviour. "In the last 3 months, which of these apps did you download?" — delivery, one for tracking spending or savings, transport, exercise, none. Only the second is a requirement. The client's app is never named.

P4 · quota. "With that spending app, what happened?" — I did not finish creating the account (quota A), I created it and used it (quota B, contrast), I deleted it without opening it (discard), I do not remember (discard).

P9 · quality. "Tell us in your own words what happened the last time you tried to create the account." Two or three lines is enough. Someone who writes "nothing" or repeats the prompt is probably filling in forms in bulk.

This example lives here only, not in the downloadable file.

Check before using it

• Are the discards before the profile questions?
• Does every filter question have distractors, or is it obvious what you want?
• Are you filtering on behaviour rather than demographics?
• Is it twenty questions or fewer?
• Are contact details asked only in the branch that passed?
• Did you answer it three times, with all three outcomes?
• Any bracket left unreplaced?

Grounding

The quality criteria — exact questions instead of "occasionally", avoiding false positives, participants who can express themselves — and the common mistakes come from this site's Screener entry.

The consent in P1 covers the use of recruitment data, which is separate from consent for the session itself: that is the informed consent template. And the screener is the first instrument the research plan lists.